Mandanten-Onboarding: Jetzt Standards setzen – später Zeit sparen
Die Welt dreht schneller – besonders in der Buchhaltung. Warten und hoffen, „dass es einen nicht so stark trifft“, ist gerade in Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros die falsche Strategie. Die größten Veränderungen betreffen in den nächsten Monaten das Rechnungswesen. Wer jetzt Standards aufsetzt und mit seinen Mandanten ein sauberes Onboarding durchläuft, profitiert dauerhaft.
Warum jetzt? E-Rechnung kommt – Prozesse müssen sitzen
Ab 01.01.2027 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich für sehr viele Unternehmen zur Pflicht – nicht nur auf dem Papier, sondern in der Praxis. Diese E-Rechnungen müssen digital in der Buchhaltung verarbeitet werden. Gute Nachricht: In den gängigen Lösungen ist die Verarbeitung integriert und bringt klare Vorteile (Weniger Erfassungsaufwand, höhere Qualität, schnellere Durchläufe).
Die entscheidende Frage: Wie kommen die Belege zuverlässig, standardisiert und ohne Reibungsverluste in deine Buchhaltung?
Antwort: Mit einem konsequenten Mandanten-Onboarding.
Was bedeutet Mandanten-Onboarding?
Onboarding heißt nicht: „Nutzt mal Tool X.“
Onboarding heißt: Standard definieren, selbst beherrschen, Mandanten anleiten. Das Ziel ist ein durchgängiger, wiederholbarer Ablauf für alle Belegquellen – E-Mail, Portale, Scanner, Mobile.
Deine Bausteine:
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Einheitlicher Prozess: Welche Eingangswege sind erlaubt? Wer macht was bis wann?
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Tool-Set je Mandant: Passende Kombination aus Belegtransfer, App, Portal.
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Klare Verantwortlichkeiten: Mandant vs. Kanzlei (Upload, Freigaben, Rückfragen).
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Transparenz & Feedback: Wie merkst du, dass der Prozess funktioniert?
Lösungen im Überblick
Es gibt viele Wege – wichtig ist der Standard.
Beispiele: DATEV Unternehmen online oder – für hmd.fibu – die folgenden hmd-Lösungen:
hmd.dts – der zentrale Belegtransfer
In der Kanzlei einmalig freischalten, Belegkategorien festlegen – danach wählst du je Mandant den passenden Zugang:
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asp.client (Windows, kostenlos):
Ideal für Mandanten mit mehr als ein paar Belegen pro Monat.
Upload per Drag & Drop, Importordner oder Scan.
Bonus: Über den asp.client lassen sich auch weitere Mandantenlösungen nutzen (z. B. hmd.onlineopos). -
hmd.netarchiv (Browser):
Oft genutzt für Kanzlei-Auswertungen (BWA, Lohn, Steuer).
Auch für Mandanten ohne Windows geeignet, inkl. Upload-Bereich für Belege (Drag & Drop / Ordnerimport).
Perfekt für geringere Belegmengen oder ESt-Unterlagen. -
hmd.mykanzlei App (mobil, kostenlos):
Für unterwegs & schnelle Belege.
Nicht nur Kassenbons – immer mehr Rechnungen werden mittlerweile per App übertragen.
Grundsätzlich auch auf dem Mac nutzbar.
Portale & E-Mails automatisieren: GetMyInvoices
Rechnungen liegen zunehmend in Portalen – das manuelle Abholen kostet Zeit.
GetMyInvoices holt Belege automatisch aus vielen Portalen und leitet sie über hmd.dts direkt in die Buchhaltung oder den Workflow.
Dazu braucht der Mandant lediglich einen API-Key – den kann er im asp.client oder im hmd.netarchiv selbst erzeugen.
Ergebnis: Belege kommen nicht nur richtig an – sie kommen automatisch. Besonders hilfreich für „Dauer-Sorgenkinder“ wie Amazon & Co.
Erst selbst testen – dann mit den Mandanten live gehen
Bevor Du Mandanten schulst, spiel den Standard intern durch. So wirst Du sicher in der Anwendung und kannst überzeugend zeigen, wie einfach es läuft.
Dein Fahrplan (Quick-Start)
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Spielwiese anlegen:
Einen Test-/Demo-Mandanten in der hmd.fibu vorbereiten (Belegkategorien, hmd.dts aktivieren). -
Eingangswege durchspielen:
Upload via asp.client, hmd.netarchiv und mykanzlei App testen.
Optional: GetMyInvoices anbinden und ersten Portal-Import prüfen. -
Standard dokumentieren:
Kurzleitfaden (max. 1 Seite) je Mandantentyp: Wie lädt ihr hoch? Was ist verboten? Wie schnell braucht ihr’s? -
Pilot-Mandanten auswählen:
3–5 Mandanten mit unterschiedlicher Struktur (viel/wenig Belege, Windows/Mac, Portale/klassisch). -
30-Minuten-Demo-Termin vereinbaren:
Live zeigen: Upload → Ankunft in der Buchhaltung → Weiterverarbeitung/Workflow.
Direkt im Termin API-Key anlegen (falls GMI) und Upload testen. -
Nachsteuern & ausrollen:
Feedback einsammeln, Mini-Anpassungen am Standard – dann schrittweise ausrollen.
Welche Lösung für welchen Mandanten?
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Viele Belege, PC-Arbeitsplatz: asp.client
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Wenig Belege, kein Windows, ESt-Unterlagen: hmd.netarchiv (Browser)
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Unterwegs, Bons & spontane Rechnungen: hmd.mykanzlei App
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Viele Portale, wenig Zeit: GetMyInvoices + hmd.dts
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Zusatzprozesse (Freigaben/Prüfung): Workflow in der Kanzlei einbinden
Häufige Fragen
- Müssen alle Mandanten denselben Weg nutzen?
Nein. Das Ziel ist ein Standard je Mandantentyp, nicht ein Einheitsweg für alle. - Wie gehe ich mit E-Mail-Rechnungen um?
Wenn möglich, Portale anbinden (GetMyInvoices). E-Mail-Belege nur als Fallback zulassen – sonst bleibt es unübersichtlich. - Was ist mit Papierbelegen?
Scanner an asp.client oder Upload über mykanzlei. Wichtig ist: gleicher Zielkanal, gleiche Regeln. - Datenschutz & Sicherheit?
Nutzt kanzleiseitig freigegebene Wege (hmd.dts, netarchiv, App). API-Keys gehören in die Hände des Mandanten – am besten im Termin gemeinsam anlegen.
Jetzt starten – Mandanten-Onboarding durchführen
Standard intern testen & dokumentieren
Pilot-Mandanten auswählen & Termine setzen
Live zeigen, gemeinsam einrichten, ersten Upload machen
Bereit für den nächsten Schritt?
Wenn du Anmerkungen hast oder Unterstützung beim Aufsetzen Deiner Standards brauchst, melde Dich einfach bei mir.
Gemeinsam machen wir Deine Buchhaltung bereit für die E-Rechnung – effizient, sicher und skalierbar.
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