Die Buchhaltungswelt verändert sich – und mit der kommenden Pflicht zur E-Rechnung ab 2027 ist klar: Wer jetzt keine Standards aufsetzt, läuft später ins Chaos.
Das Zauberwort heißt: Mandanten-Onboarding.
Inhaltsverzeichnis
1. Warum Mandanten-Onboarding jetzt wichtig ist
Ab 2027 müssen Belege digital verarbeitet werden – und zwar standardisiert. Wer Prozesse erst dann aufsetzt, arbeitet doppelt.
Ein klarer Onboarding-Prozess spart langfristig Zeit, Nerven und Fehler.
2. Was Onboarding wirklich bedeutet
Onboarding ist mehr als „Tool X einrichten“.
Es heißt: Standards definieren, selbst beherrschen und Mandanten anleiten – für einen durchgängigen, wiederholbaren Ablauf.
3. Bausteine für ein sauberes Onboarding
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Einheitlicher Prozess (Eingangswege, Fristen, Verantwortlichkeiten)
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Passendes Tool-Set je Mandant
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Klare Verantwortlichkeiten zwischen Kanzlei & Mandant
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Transparenz & Feedbackschleifen
4. Lösungen im Überblick
Beispiele mit hmd.fibu:
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asp.client (Windows, viele Belege)
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hmd.netarchiv (Browser, kleine Mengen/ESt)
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hmd.mykanzlei App (mobil, Bons & spontane Rechnungen)
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GetMyInvoices + hmd.dts (automatisierter Portalimport)
5. Fahrplan: So startest du in der Praxis
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Spielwiese anlegen (Demo-Mandant in hmd.fibu).
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Eingangswege durchspielen (asp.client, netarchiv, App, GMI).
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Standard dokumentieren (Kurzleitfaden je Mandantentyp).
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Pilot-Mandanten auswählen (3–5 mit unterschiedlicher Struktur).
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30-Minuten-Demo-Termin (gemeinsam live einrichten).
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Nachsteuern & ausrollen.
6. Tipps für die Umsetzung
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Erst intern testen, bevor du Mandanten schulst.
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Pilot-Mandanten gezielt auswählen.
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API-Keys für GetMyInvoices gemeinsam im Termin anlegen.
7. Häufige Fragen
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Müssen alle Mandanten denselben Weg nutzen? Nein, es reicht ein Standard je Mandantentyp.
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Wie gehe ich mit E-Mail-Rechnungen um? Nur als Fallback zulassen – Portalanbindung (hmd.dts) ist besser.
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Papierbelege? Scanner oder App – Hauptsache gleicher Zielkanal.
Fazit
Mit einem sauberen Mandanten-Onboarding legst du den Grundstein für effiziente Prozesse – und machst deine Buchhaltung fit für die E-Rechnung.
👉 Hast du schon einen Standard für dein Onboarding definiert?
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Auf einer eigene Seite habe ich die wichtigsten Punkte und das Vorgehen genau beschrieben.
Hinweise: Die Beschreibung bezieht sich auf Produkte der hmd-software AG.
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