Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein strukturiertes elektronisches Datenset, das maschinell verarbeitet werden kann und den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Im Gegensatz zu Papierrechnungen oder einfachen PDF‑Dateien erfüllt sie die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung. Formate wie die deutsche XRechnung oder das hybride ZUGFeRD‑Format bestehen aus einer PDF‑Darstellung mit eingebetteter XML‑Datei und sind für den B2G‑Bereich bereits verbindlich.
Inhaltsübersicht
Warum sich die Umstellung lohnt – Vorteile der E‑Rechnung
Die E‑Rechnungspflicht ist nicht nur eine gesetzliche Auflage, sondern bringt auch zahlreiche Vorteile für Unternehmen. Die wichtigsten Vorteile sind:
- Zentrale Lösung für Rechnungsprozesse: Eine integrierte Lösung bündelt Eingangs‑ und Ausgangsrechnungsverarbeitung sowie Buchführung und Berichterstattung. Das erhöht die Effizienz – besonders bei dezentralen Unternehmensstrukturen.
- Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung der Rechnungsprozesse reduzieren sich manuelle Dateneingaben und die Bearbeitungszeiten verkürzen sich.
- Kosteneinsparungen: E-Rechnungen senken die Ausgaben für Papier, Druck, Versand und manuelle Erfassung.
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Die digitale Übermittlung von Rechnungs- und Zahlungsinformationen verkürzt den Zahlungsprozess und verbessert die Liquidität.
- Verbesserte Compliance: Standardisierte E‑Rechnungsformate helfen, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Fehler sowie Sanktionen zu vermeiden.
- Umweltfreundlichkeit: Die elektronische Rechnungsstellung reduziert den Papierverbrauch und damit den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.
E-Rechnungspflicht
Zeitlicher Ablauf der Einführung
Das Wachstumschancengesetz vom März 2024 sieht eine stufenweise Einführung der E‑Rechnung im B2B‑Bereich vor. Folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Fristen:
| Jahr | Pflichten / Regelungen | Erläuterung |
|---|---|---|
| ab 1.1.2025 | Empfangspflicht | Alle Unternehmen müssen E‑Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Sonstige Rechnungen (Papier, PDF) werden noch bis mind. 31.12.2026 toleriert. |
| 2026 | Übergangsfrist | Sonstige Rechnungen für Umsätze aus 2025/2026 sind bis 31.12.2026 für alle Unternehmen zulässig. |
| 2027 | Weitere Übergangsfrist | Sonstige Rechnungen für Umsätze 2027 dürfen bis 31.12.2027 ausgestellt werden, wenn der Vorjahresumsatz (2026) unter 800.000 € liegt. |
| ab 1.1.2028 | Pflicht zur Ausstellung | Ab 2028 sind alle Unternehmen verpflichtet, E‑Rechnungen für B2B‑Umsätze auszustellen. |
Für Kleinunternehmer nach §19 UStG besteht eine Ausnahme: Sie sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit, müssen aber E‑Rechnungen empfangen können.
Was Unternehmen jetzt tun müssen
Die Einführung der E‑Rechnung betrifft alle in Deutschland ansässigen Unternehmer. Die folgenden Punkte fassen zusammen, was bis wann zu tun ist:
- Empfang sollte seit 01.01.2025 sichergestellt sein: Seit dem Jahreswechsel 2024/2025 müssen Unternehmen E‑Rechnungen empfangen und im Originalformat archivieren können. Dazu ist eine Software erforderlich, die die XML‑Dateien öffnet und eine Sichtkopie für die menschliche Kontrolle erzeugt. Das Ausdrucken des Belegs ersetzt das digitale Original nicht.
- Digitale Archive einrichten: E‑Rechnungen müssen im originalen Datenformat gespeichert werden. Wer noch keine digitalen Abläufe und Archive hat, sollte diese bis Ende 2024 einrichten.
- Digitale Prozesse einführen: Nutzen Sie die Übergangszeit, um die Rechnungs‑ und Zahlungsprozesse vollständig zu digitalisieren. Dadurch sparen Sie langfristig Zeit und erhöhen die Transparenz.
- Ausgangsrechnungen automatisiert verbuchen: Auch wenn Sie E‑Rechnungen elektronisch ausstellen, lohnt es sich, die Daten direkt in die Buchhaltung zu importieren, statt jede Rechnung manuell einzutragen. Moderne Schnittstellen übertragen die Rechnungsdaten automatisiert ins System, reduzieren Fehler und sparen Ressourcen.
Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € E‑Rechnungen versenden; ab 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht dann für alle Unternehmer. Nutzen Sie die Übergangsphase, um Prozesse zu modernisieren und sich beraten zu lassen.
Rolle der Steuerberater und Buchhaltungsbüros
Die E‑Rechnung bietet Steuerberatern und Buchhaltungsbüros die Chance, sich als digitale Partner ihrer Mandanten zu positionieren. Denn die Umstellung betrifft nicht nur die eigene Kanzlei, sondern vor allem die Mandanten, die rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereitet werden müssen. Wichtige Aspekte sind:
- Frühzeitige Vorbereitung und systematisches Vorgehen: Kanzleien sollten mittlerweile ein strukturiertes Vorgehen entwickelt haben. Neben technischen Voraussetzungen müssen sie auch die Auswirkungen auf ihr Geschäftsmodell beachten.
- Expertise nutzen: Steuerkanzleien verfügen über umfassendes Wissen in der Finanzbuchführung, GoBD und Verfahrensdokumentation. Ihre Erfahrungen in der Digitalisierung versetzen sie in die Lage, kleine und mittlere Unternehmen bei der Umstellung zu unterstützen und ihnen passende Softwarelösungen zu empfehlen.
- Katalysator für die Digitalisierung: Die E‑Rechnung kann als Katalysator für die Digitalisierung dienen. Durch die Einführung digitaler Prozesse werden manuelle Tätigkeiten reduziert und der Fachkräftemangel in der Buchhaltung spürbar entlastet. Steuerberater können Mandanten dabei begleiten, Eingangs‑ und Ausgangsrechnungen medienbruchfrei in ihre Systeme zu übernehmen.
- Kunden segmentieren und beraten: Um den Beratungsaufwand besser zu planen, empfiehlt sich eine Einteilung der Mandanten nach Digitalisierungsgrad und Komplexität des Rechnungswesens. Mandanten, die bereits digitale Prozesse nutzen, benötigen eher Konfigurations‑ und Schnittstellenberatung, während analoge Mandanten umfassendere Unterstützung bei der Einführung digitaler Abläufe benötigen.
- Rechtliche Vorgaben erläutern: Steuerberater sollten ihre Mandanten weiter dazu anhalten sich auf die bevorstehende "echte" Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen vorzubereiten. Die elektronische Rechnung ist ein strukturiertes Format; einfache PDF‑Dateien erfüllen diese Anforderungen eben genau nicht.
Mit einem digitalen Rechnungsworkflow, in dem Ausgangsrechnungen direkt aus dem Vorsystem in die Buchhaltung importiert werden, können Mandanten und Kanzleien den Verwaltungsaufwand weiter reduzieren. Gleichzeitig erhalten Steuerberater so vollständig digitale Daten und können sich stärker auf ihre Beratungstätigkeit konzentrieren.
Digitaler Rechnungsworkflow
Ohne echten Workflow kann vor allem der Prozess von Eingangsrechnungen fast gar nicht mehr gelöst werden. Rechnungen kommen in der Praxis leider nicht immer nur auf einem Weg ins Unternehmen. Deshalb ist es von Vorteil, wenn die Lösung das bereits berücksichtigt und vor allem auch der Weg in die Buchhaltung ohne manuelle Exporte integriert ist. Eine der möglichen Lösungen hat die hmd-software AG entwickelt.
E-Rechnung prüfen
Um eine E‑Rechnung korrekt verarbeiten zu können, muss sie den technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen. Mehrere Online‑Dienstleister prüfen, ob eine XRechnung oder eine ZUGFeRD‑Datei formale Fehler aufweist, und liefern einen Prüfbericht. Die folgende Übersicht fasst die wichtigsten Validatoren und ihre Bewertung zusammen:
| Name | Kurzbeschreibung | Link | Bewertung |
|---|---|---|---|
| E‑Rechnungs‑Validator (Service BW) | Offizieller Validator des Landes Baden‑Württemberg; prüft XRechnungen auf Syntax, EN‑16931‑ und XRechnungs‑Regeln. | service-bw.de | ★★★★★ |
| eRechnung‑Validator (winball.de) | Gratis‑Tool für XRechnung und ZUGFeRD; nach Upload automatischer Check, Visualisierung und Bericht; Daten werden nach 5 Min. gelöscht. | erechnungs‑validator.de | ★★★☆☆ |
| e‑Rechnungs‑Checker (Belegebox) | Prüft Dateityp, Inhalt und XML‑Struktur; extrahiert Daten in Deutsch und erstellt eine Visualisierung; Dateien werden nach 30 Min. gelöscht. | e‑rechnungs‑checker.de | ★★★☆☆ |
| B2Brouter ZUGFeRD‑Validator | Kostenloser Validator; überprüft ZUGFeRD‑Rechnungen auf technische und rechtliche Konformität, liefert Prüfbericht; ISO‑27001‑zertifizierter Anbieter. | b2brouter.net | ★★★★☆ |
| portinvoice | Validierungs‑ und Archivierungsdienst von OXSEED logistics; kostenlose manuelle Validierung (bis zu 10 Rechnungen pro Tag) und PDF‑Sichtkopie; SSL‑geschütztes Empfangspostfach und EN‑konforme Prüfung. | portinvoice.com | ★★★★☆ |
| Invoice‑Portal‑Validator | Webbasierter Validator für XRechnung, Peppol BIS und ZUGFeRD; unterstützt zahlreiche Versionen und bietet direkten Upload. | invoice‑portal.de | ★★★★☆ |
E-Rechnungen optimal verarbeiten
Das ab 2028 sind E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend. Stellt sich die Frage - wie können E-Rechnungen in der Buchhaltung optimal verarbeitet werden? Gut, dass es Lösungen gibt, die auch aus "Sonstigen Rechnungen" heute schon mehr rausholen und die mit den Daten aus den E-Rechnungen noch besser umgehen können.
Rechner: Ersparnis durch automatisierte E‑Rechnung
Mit diesem kleinen Rechner können Sie abschätzen, wie viel Zeit und Geld sich durch automatisierte E‑Rechnungsverarbeitung einsparen lässt. Stellen Sie Ihre monatliche Anzahl an E‑Rechnungen, die Zeitersparnis pro Rechnung (in Sekunden) und den Stundenlohn ein; der Rechner zeigt die Einsparungen pro Monat und Jahr an.
Ersparnis pro Monat: 0.00 €
Ersparnis pro Jahr: 0.00 €
Fazit
Die E‑Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht. Sie bietet Unternehmen, Steuerberatern und Buchhaltungsbüros die Chance, Prozesse zu digitalisieren, Kosten zu senken und die Transparenz zu erhöhen. Wer sich frühzeitig vorbereitet, die richtigen Werkzeuge einsetzt und seine Mandanten aktiv begleitet, wird von den Vorteilen profitieren. Nutzen Sie den Rechner oben, um das Einsparpotenzial für Ihr Unternehmen zu ermitteln, und zögern Sie nicht, fachlichen Rat einzuholen, um die Umstellung erfolgreich zu gestalten.