Die Uhr tickt: In weniger als 75 Wochen wird die E-Rechnung in Deutschland für die meisten Unternehmen "wirklich" verpflichtend. Viele Steuerkanzleien, Buchhaltungsabteilungen und Unternehmer:innen unterschätzen noch immer, welche Umstellungen damit verbunden sind. Dabei betrifft die Umstellung nicht nur die Rechnungserstellung, sondern vor allem auch den Rechnungseingang und die interne Verarbeitung. Wer jetzt nicht handelt, riskiert ineffiziente Prozesse, Fehlerquellen und im schlimmsten Fall: Sanktionen.
Dieser Beitrag zeigt, warum es gerade jetzt einen digitalen Kulturwandel im Rechnungswesen braucht – und welche konkreten Maßnahmen Kanzleien und Unternehmen jetzt umsetzen sollten.
Inhaltsverzeichnis
- Warum die E-Rechnung jetzt ernst genommen werden muss
- Was konkret auf Buchhaltungen und Kanzleien zukommt
- Der erste Schritt: Digitaler Belegaustausch
- Typische Fehler in der Praxis – und wie man sie vermeidet
- Sofort umsetzbare Tipps für Kanzleien und Mandanten
- Tools & Automatisierung: So geht's einfacher
- Fazit: Wer jetzt startet, hat die Nase vorn
1. Warum die E-Rechnung jetzt ernst genommen werden muss
Am 1. Januar 2025 wurde die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich offiziell Pflicht. Dabei geht es nicht um eine simple Formatänderung – sondern um einen Paradigmenwechsel in der digitalen Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Mandant:innen und Kanzleien. Die Umstellung betrifft sowohl den Versand als auch den Empfang und die Archivierung von Rechnungen. Und sie erfordert eine vollständig digitale Prozesskette.
2. Was konkret auf Buchhaltungen und Kanzleien zukommt
Viele Kanzleien konzentrieren sich aktuell auf die technischen Anforderungen der E-Rechnungserstellung. Dabei wird übersehen: Auch der Rechnungseingang muss neu gedacht werden. Nur wenn Rechnungen strukturiert und digital in die Buchhaltung gelangen, lassen sich durchgängige, automatisierte Prozesse etablieren. Papier, E-Mail-Anhänge oder manuelles Einscannen verzögern Prozesse und verursachen Fehler.
3. Der erste Schritt: Digitaler Belegaustausch
Bevor überhaupt eine E-Rechnung empfangen oder verarbeitet werden kann, muss sichergestellt sein, dass alle Belege – egal ob E-Rechnung oder PDF – digital, unverändert und medienbruchfrei in die Buchhaltung gelangen. Das bedeutet: Schluss mit ausgedruckten PDFs, gescannten Belegen oder WhatsApp-Fotos. Nur durch einen standardisierten digitalen Belegfluss lassen sich die Vorteile der E-Rechnung überhaupt erst realisieren.
4. Typische Fehler in der Praxis – und wie man sie vermeidet
- Belege werden immer noch ausgedruckt und per Post eingereicht
- Fehlende Struktur im Mandanten-Onboarding für digitale Prozesse
- Apps und Tools werden nicht oder inkonsequent eingesetzt
Lösungsansatz: Die konsequente Einführung von Standards und klaren Regeln für den Belegaustausch. Mandant:innen benötigen konkrete Anleitungen und einfache Tools, um ihre Belege digital und strukturiert zu liefern.
5. Sofort umsetzbare Tipps für Kanzleien und Mandanten
- Lieferanten aktiv um Umstellung auf E-Rechnung oder mindestens Rechnungen als PDF bitten
- Nutzung von Beleg-Apps für mobile Belegerfassung fördern (z. B. Kassenbons)
- Tankkarten wie z. B. DKV Mobility einsetzen, um digitale Belege automatisch zu erhalten
- Digitale Kassenbons aus Apps direkt in die Buchhaltung überführen
- Kund:innen über die Kleinbetragsregelung informieren (>250 € = E-Rechnungspflicht*)
- Standardisierte Workflows für Belegannahme und -verarbeitung etablieren
*es gibt Ausnahmen
6. Tools & Automatisierung: So geht's einfacher
Tools wie GMI oder der hmd.onlineworkflow helfen dabei, die Belegverarbeitung zu automatisieren, medienbruchfrei zu gestalten und revisionssicher zu archivieren. Sie bieten Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungsprogrammen (z.B. hmd.fibu) und ermöglichen eine automatisierte Belegerkennung, Vorkontierung und Weiterleitung inkl. Freigabeprozesse.
Vorteile:
- Weniger manuelle Arbeit
- Schnellere Durchlaufzeiten
- Bessere Datenqualität
- Mehr Transparenz für alle Beteiligten
7. Fazit: Wer jetzt startet, hat die Nase vorn
Die E-Rechnung ist kein Zukunftsthema – sie ist real und kommt schneller, als viele glauben. Wer den Belegaustausch heute digitalisiert und Mandant:innen strukturiert onboardet, spart sich in wenigen Monaten viel Stress. Es ist Zeit, aus der Theorie Praxis zu machen.
Du willst wissen, wie du deine Kanzlei oder Buchhaltung jetzt vorbereitest? Sprich mich gerne an – gemeinsam schaffen wir den digitalen Wandel.
Hinweise: Die Beschreibung bezieht sich auf Produkte der hmd-software AG.
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