#functionmonday
5 EINFACHE SCHRITTE um vordefinierte Dokumentennamen für Auswertungen einzurichten
In der digitalen Welt sollte alles schneller und effizienter sein. Aber immer wieder lassen wir uns von kleinen Zeitfressern ausbremsen. Ein gutes Beispiel: das Erstellen von Auswertungen aus der Finanzbuchhaltung. Viele Anwender benennen Dateien im Nachhinein manuell um, damit sie und ihre Mandanten diese leichter finden können. Doch warum dieser zusätzliche Aufwand?
Tipp: Definiere die Dateinamen im Vorfeld einmalig und lass das System den Rest erledigen! Nutze die Funktion „Dateinamen in Verbindung mit Auswertungspaketen“ und spare wertvolle Zeit. So kannst du dich auf das Wesentliche konzentrieren und die wahren Vorteile der Digitalisierung nutzen. 
Auswertung auswählen
Die hmd.auswertungen starten und die gewünschte Auswertung auswählen
In den Druckeinstellungen den Dokumentennamen Einstellungen starten
Dokumentennamen festlegen
Standardbaustein auswählen
oder
Individuellen Dokumentennamen
Es stehen vordefiniert Platzhalter zur Verfügung.
Weitere Auswertungen ...
Wiederholen Sie Schritt 1 und 2, bis bei allen Auswertungen, die Sie ausgeben wollen ein passender Dokumentenname hinterlegt ist.
Auswertungen zusammenstellen
Markieren Sie alle gewünschten Auswertungen
Einstellungen speichern
Bezeichnung vergeben und zwischen mandantenbezogen und Kanzleiarchiv entscheiden.
Ab jetzt profitieren
Start der hmd.auswertungen und Einstellungen laden.
Einstellungen auswählen und ausgeben.
Jetzt haben alle Dokumente den vorher definierten Namen.
Was sollte noch berücksichtigt werden?
Rund um das Thema Auswertungen gibt es noch viel mehr Punkte, die man sich eigentlich im Vorfeld überlegen sollte.
Bekommt ein Mandant wirklich Auswertungen oder werden Reports genutzt? Reports haben den Vorteil, dass die einzelnen Auswertungen alle in einer PDF zusammengestellt sind und man die Möglichkeit ein richtig "schickes" Auswertungspaket mit Deckblatt, Logo, u.v.m. zu präsentieren. Einfacheres Handling in der Kanzlei und einfacheres Handling beim Mandanten.
Thema UStVA: Erhält der Mandant das Übermittlungsprotokoll separat, oder reicht einfach der Zahlbetrag eingebettet in einem Report?
Thema Rückfragen: Der Infobrief kann einzeln erstellt werden oder als Teil in einem Report integriert sein. Hier empfehle ich aber regelmäßig, dann doch zwei Dateien zu nutzen, weil die Rückfragen der Kanzlei zur Buchhaltung bestimmt nicht bei der Bank landen sollen, wenn die Auswertungen bzw. der Report weitergegeben wird.
Und einer der wichtigsten Punkte: Die Speicherorte in hmd.mandant. Ich kenne niemand, der wirklich Spass dabei hat die Dateien nach der Erstellung noch manuell an den vordefinierten Ort abzulegen. Das kann kanzleiweit hinterlegt werden.
Hinweise: Die Beschreibung bezieht sich auf das Produkt hmd.auswertungen der hmd-software AG.
Wenn Dir diese Funktion gefallen hat, dann schau doch nach meinen anderen Beiträgen zum #functionmonday oder auch zu den Tipps und Tricks zur Buchhaltung an.
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