Der Dokumentenpool ist das Herzstück der digitalen Belegverarbeitung. Täglich landet hier eine Flut an Dokumenten – E-Rechnungen, eingescannte Belege, automatisch importierte PDFs. Und doch arbeiten die meisten Anwender mit den Standard-Einstellungen, die beim ersten Start gesetzt wurden.
Das muss nicht so sein. Mit drei simplen Einstellungen holst du spürbar mehr aus deinem Dokumentenpool heraus – und zwar jeden Tag.
Die 3 Einstellungen, die alles verändern
Sortierung – Deine Wahl!
Standardmäßig zeigt der Dokumentenpool Belege nach Dateiname sortiert an. Für die meisten aber ist das die schlechteste Option. Nach Datum sortiert findest du sofort die neuesten Dokumente – ideal wenn täglich neue Belege reinkommen. Nach Dateiname macht Sinn wenn du strukturierte Import-Prozesse hast. Und Neueste zuerst ist der Favorit der meisten erfahrenen Anwender.
Nutzt du die Digitale Belegverarbeitung? Dann probier mal Datum – die meisten Anwender lieben es.
⚙️ Einstellung: Sortierung im Dokumentenpool-HeaderMiniaturansicht & der richtige Zoom 🔍
Die Vorschau ist immer da. Aber weißt du, dass du den Zoom individuell einstellen kannst? So groß, dass du den Lieferanten direkt erkennst – und sofort weißt, auf welches Personenkonto gebucht wird. Abgleichen leicht gemacht.
Mein Tipp: Stelle den Zoom so ein, dass der Lieferantenname und die Rechnungsnummer ohne Scrollen sichtbar sind. Das spart bei 50+ Belegen täglich enorm viel Zeit.
Das Schloss-Symbol – Dein neuer bester Freund 🔒
Schnelle Buchung ohne Beleg? Aber der Pool ist noch offen? Hier kommt das Schloss-Symbol ins Spiel. Aktiviere es und du kannst buchen ohne den Pool zu schließen und neu zu starten.
Der Workflow: Schloss aktivieren → buchen → Schloss deaktivieren. Kein Schließen. Kein Neustarten. Fertig.
⚙️ Einstellung: Schloss-Icon in der ToolbarDas Fazit: Buchhaltung ist nicht langweilig – man muss nur wissen, wo man schauen muss. Diese drei Einstellungen kosten dich zusammen weniger als 2 Minuten zum Einrichten. Und sparen dir danach täglich Zeit. Das ist der #functionmonday-Gedanke.
Warum das wichtig wird
Mit der E-Rechnung-Pflicht ab 2025 wird der Dokumentenpool für viele Kanzleien und Unternehmen zum zentralen Dreh- und Angelpunkt. Die Belegmenge steigt – und wer dann noch mit Standard-Einstellungen arbeitet, wird das spüren. Wer heute optimiert, hat morgen den Vorsprung.
Übrigens: Wenn du wissen möchtest, wie viel Zeit du durch optimierte digitale Belegverarbeitung sparst, schau dir mal den Ersparnis-Rechner auf der Startseite an. Die Zahlen überraschen oft.