Nein. Tut man nicht – zumindest nicht ohne Vorbereitung. Und wer das unterschätzt, merkt es meistens genau dann, wenn es am ungünstigsten ist: kurz vor dem Jahresabschluss, mit einem frisch übernommenen Mandanten und einem Kontenplan, der so gar nicht zur eigenen Kanzlei passt.
In diesem #FunctionMonday-Beitrag zeige ich Dir, warum der Wechsel oft schiefläuft, wie der Assistent in hmd.fibu den Prozess strukturiert – und was Du unbedingt vorher checken musst.
Warum überhaupt ein Kontenrahmenwechsel?
Der Kontenrahmen ist das Rückgrat jeder Finanzbuchhaltung. Er legt fest, wie Geschäftsvorfälle strukturiert und kategorisiert werden. Die beiden gängigsten in Deutschland sind:
- SKR 03 – nach dem Prozessgliederungsprinzip, klassisch bei kleineren Unternehmen und vielen Steuerberatern
- SKR 04 – nach dem Abschlussgliederungsprinzip, orientiert sich direkt an Bilanz und GuV
Daneben gibt es branchenspezifische Rahmen: SKR 70 für gemeinnützige Organisationen, SKR 81 für Ärzte, SKR 14 für Banken – und noch einige mehr.
Das Problem: Einmal gewählt, bleibt man dabei. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) verlangen Kontinuität. Ein Wechsel ist nur zum Jahreswechsel möglich – mitten im laufenden Wirtschaftsjahr geht das nicht.
Wer das bei der Mandatsübernahme übersieht, steht schnell vor einer unangenehmen Entscheidung: entweder noch ein Jahr mit dem falschen Rahmen weiterarbeiten – oder in Hektik wechseln, weil der Jahreswechsel gerade vor der Tür steht.
Die häufigsten Probleme in der Praxis
1. Individuelle Konten des Vorberaters
Jede Kanzlei legt im Laufe der Zeit eigene Konten an. Was beim Vorberater sauber gegliedert war, findet im neuen Kontenrahmen keine direkte Entsprechung. Diese Konten müssen manuell zugeordnet werden – und das kostet Zeit.
2. Mehrstellige Kontenrahmen
Wechselt man auf einen längeren Kontenrahmen (z. B. von SKR 03 auf SKR 813), werden die Personenkonten automatisch verlängert. Das klingt praktisch – aber wer das nicht auf dem Schirm hat, wundert sich nachher über unbekannte Kontonummern in der Abstimmung.
3. Benutzerrechte – kurzer Check, bevor es losgeht
In hmd.fibu ist der Kontenrahmenwechsel rechtlich abgesichert: nicht jeder Sachbearbeiter darf ihn standardmäßig durchführen. Wer das Recht nicht hat, kommt an den Assistenten nicht ran. Kurz in der Benutzerverwaltung schauen – das ist in zwei Minuten erledigt und spart unnötige Überraschungen.
4. Unvollständige Zuordnung
Der Assistent lässt den Wechsel erst zu, wenn alle Konten vollständig im neuen Rahmen zugeordnet sind. Das ist gut so – aber wer das nicht weiß und unvorbereitet startet, verliert wertvolle Zeit beim nachträglichen Aufräumen.
So funktioniert der Assistent in hmd.fibu
hmd.fibu bringt für den Kontenrahmenwechsel einen eigenen geführten Assistenten mit. Kein manuelles Umpflegen, kein Rätselraten – sondern ein strukturierter Prozess, der Dich Schritt für Schritt durch die Umstellung führt.
Die Vorgehensweise:
- Stammdaten des Mandanten öffnen über Stammdaten | Mandant
- Auf der linken Seite in den Reiter Rechnungswesen | Wirtschaftsjahre wechseln
- Über die Schaltfläche mit den drei Punkten den Assistenten starten
- Den neuen SKR mit einem Linksklick auswählen
- Auf Weiter klicken
- Sachkonten in der Spalte „Neue SKR-Nummer" erfassen
- Personenkontennummern kontrollieren
- Auf Wechsel starten drücken
Reiter Sachkonten
In der linken Tabelle nimmst Du die Kontenzuordnung vor. Beim ersten Aufruf siehst Du ausschließlich Konten, die noch nicht zugeordnet sind. Über den Filter Nicht zugeordnete anzeigen kannst Du jederzeit alle Konten einblenden.
Auf der rechten Seite siehst Du eine Übersicht aller Konten des Zielkontenrahmens – zur Orientierung beim manuellen Zuordnen.
Das System markiert Dir automatisch, was es selbst erledigt hat:
Wichtig: Konten, die automatisch über das Archiv zugeordnet wurden, lassen sich nachträglich nicht mehr verändern. Vor dem Start also lieber einmal mehr hinschauen.
Reiter Personenkonten
Die Nummern der Personenkonten werden automatisch übernommen. Bei einem längeren Zielkontenrahmen erfolgt die Verlängerung ebenfalls automatisch. Trotzdem: Kontrollieren lohnt sich.
Nach dem Wechsel: Das Protokoll
Nach der Umstellung findest Du in hmd.fibu unter Dokumente | Gesamtübersicht im Dokumententyp Mandantendokument ohne Wirtschaftsjahr Bezug ein automatisch erstelltes Protokoll. Auch beim Speichern des Assistenten wird eines erzeugt.
Das Protokoll dokumentiert, welche Konten wie zugeordnet wurden – und ist bei späteren Rückfragen Gold wert. Aufheben.
Meine Empfehlungen für die Praxis
💡 Praxistipps
- Sofort bei Mandatsübernahme: Kontenrahmen des Vorberaters identifizieren und mit dem eigenen Standard abgleichen. Nicht erst, wenn der Jahreswechsel ansteht.
- Benutzerrechte vorab prüfen: In der hmd.Benutzerverwaltung sicherstellen, dass die zuständigen Sachbearbeiter das Recht für den Kontenrahmenwechsel haben.
- Den Wechsel bewusst planen: Der Assistent führt Dich durch den Prozess – aber die Zuordnung der Konten braucht Zeit, besonders wenn der Vorberater viele individuelle Konten angelegt hat. Lieber eine Woche früher anfangen.
- Protokoll sichern: Direkt nach dem Wechsel kontrollieren, ob das Protokoll in der Dokumentenübersicht vorliegt. Bei komplexen Mandanten kann es bei Rückfragen entscheidend sein.
Fazit
Der Kontenrahmenwechsel ist kein Drama – wenn man weiß, was man tut. Der Assistent in hmd.fibu strukturiert den Prozess sauber und gibt Dir die nötige Übersicht. Die entscheidenden Punkte sind die Vorbereitung: Kontenrahmen früh identifizieren, Rechte sicherstellen, alle Konten vollständig zuordnen.
Wer das einmal sauber durchgezogen hat, weiß: Das nächste Mal geht's deutlich schneller. 💪
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