Die Buchhaltungswelt verändert sich – und mit der kommenden Pflicht zur E-Rechnung ab 2027 ist klar: Wer jetzt keine Standards aufsetzt, läuft später ins Chaos. Das Zauberwort heißt: Mandanten-Onboarding.
Warum Mandanten-Onboarding jetzt wichtig ist
Ab 2027 müssen Belege digital verarbeitet werden – und zwar standardisiert. Wer Prozesse erst dann aufsetzt, arbeitet doppelt. Ein klarer Onboarding-Prozess spart langfristig Zeit, Nerven und Fehler.
Was Onboarding wirklich bedeutet
Onboarding ist mehr als „Tool X einrichten". Es heißt: Standards definieren, selbst beherrschen und Mandanten anleiten – für einen durchgängigen, wiederholbaren Ablauf.
Bausteine für ein sauberes Onboarding
- Einheitlicher Prozess (Eingangswege, Fristen, Verantwortlichkeiten)
- Passendes Tool-Set je Mandant
- Klare Verantwortlichkeiten zwischen Kanzlei & Mandant
- Transparenz & Feedbackschleifen
Lösungen im Überblick
Beispiele mit hmd.fibu:
- asp.client (Windows, viele Belege)
- hmd.netarchiv (Browser, kleine Mengen/ESt)
- hmd.mykanzlei App (mobil, Bons & spontane Rechnungen)
- GetMyInvoices + hmd.dts (automatisierter Portalimport)
Fahrplan: So startest du in der Praxis
1. Spielwiese anlegen (Demo-Mandant in hmd.fibu) 2. Eingangswege durchspielen (asp.client, netarchiv, App, GMI) 3. Standard dokumentieren (Kurzleitfaden je Mandantentyp) 4. Pilot-Mandanten auswählen (3–5 mit unterschiedlicher Struktur) 5. 30-Minuten-Demo-Termin (gemeinsam live einrichten) 6. Nachsteuern & ausrollen
Tipps für die Umsetzung
- Erst intern testen, bevor du Mandanten schulst
- Pilot-Mandanten gezielt auswählen
- API-Keys für GetMyInvoices gemeinsam im Termin anlegen
Häufige Fragen
Müssen alle Mandanten denselben Weg nutzen? Nein, es reicht ein Standard je Mandantentyp.
Wie gehe ich mit E-Mail-Rechnungen um? Nur als Fallback zulassen – Portalanbindung (hmd.dts) ist besser.
Papierbelege? Scanner oder App – Hauptsache gleicher Zielkanal.
Fazit
Mit einem sauberen Mandanten-Onboarding legst du den Grundstein für effiziente Prozesse – und machst deine Buchhaltung fit für die E-Rechnung.