Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht – zumindest auf der Empfangsseite. Ein einfaches PDF per E-Mail? Gilt nicht mehr als elektronische Rechnung. Die Papierrechnung verliert ihren Vorrang. Und spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen auch beim Versand vollständig umstellen.

Für Steuerkanzleien bedeutet das: Ihr seid doppelt betroffen. Erstens als Unternehmen, das selbst Rechnungen stellt und empfängt. Zweitens als Berater, die ihre Mandanten durch die Umstellung begleiten. Wer das Thema jetzt aktiv angeht, positioniert sich als moderne Kanzlei – und sichert sich einen echten Wettbewerbsvorteil.

Dieser Guide gibt Dir einen kompakten Überblick über alles, was Du wissen musst: gesetzliche Grundlagen, Fristen, Formate, Vorteile und konkrete Tipps für Deinen Kanzlei-Workflow.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Seit dem 1. Januar 2025 unterscheidet das Umsatzsteuergesetz nur noch zwei Kategorien: E-Rechnungen und sonstige Rechnungen.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die automatische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.

Wichtig: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. PDFs enthalten keine strukturierten Daten und können nicht automatisiert verarbeitet werden. Sie gelten seit 2025 als „sonstige Rechnung" – genauso wie die klassische Papierrechnung.

Gesetzliche Grundlage

Die E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz eingeführt, dem der Bundesrat am 22. März 2024 zugestimmt hat (BGBl 2024 I Nr. 108). Die entsprechenden Änderungen im Umsatzsteuergesetz gelten seit dem 1. Januar 2025.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat dazu am 15. Oktober 2024 ein Einführungsschreiben veröffentlicht und am 15. Oktober 2025 ein weiteres Anwendungsschreiben nachgelegt, das die Regelungen konkretisiert und in den Umsatzsteuer-Anwendungserlass überführt.

Hintergrund: Die E-Rechnung ist kein deutscher Sonderweg, sondern Teil der EU-Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA). Ziel ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug und die Schließung der sogenannten Mehrwertsteuerlücke. Deutschland schafft damit die Grundlage für ein künftiges elektronisches Meldesystem an die Finanzbehörden, das voraussichtlich ab 2028/2030 kommen wird.

Die Fristen im Überblick

Empfang: Sofort Pflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – auch für Kleinunternehmer. Es gibt keine Übergangsfrist für den Empfang.

Versand: Gestaffelte Übergangsfristen

Phase 1 – bis 31. Dezember 2026: Alle Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen versenden. Auch PDFs oder andere elektronische Formate bleiben zulässig, allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.

Phase 2 – 1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden. Kleinere Unternehmen dürfen noch sonstige Rechnungen ausstellen.

Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen im normenkonformen Format ausstellen und versenden. Die Übergangsphase ist dann beendet.

Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht

Auch nach Ablauf aller Fristen gibt es Fälle, in denen keine E-Rechnung erforderlich ist: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern, Leistungen an Endverbraucher (B2C) sowie bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8–29 UStG.

Die zwei zugelassenen Formate

XRechnung

XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Es setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU um und wird von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) betrieben.

XRechnungen sind nicht direkt mit dem Auge lesbar – man braucht ein geeignetes Programm oder den kostenlosen Viewer auf ELSTER.de. Dafür liefern sie einen vollständig maschinenlesbaren Datensatz, der sich nahtlos in Buchhaltungssysteme integrieren lässt.

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybridformat, das eine visuell lesbare PDF-Datei (im PDF/A-3-Standard) mit einer eingebetteten XML-Datei kombiniert. Die aktuelle Version ist 2.3.3.

Der Vorteil: Empfänger können die Rechnung als PDF öffnen und lesen, während die strukturierten Daten im Hintergrund automatisch verarbeitet werden.

Welches Format wählen? Beide Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen. In der Praxis ist ZUGFeRD für viele Unternehmen und Kanzleien der pragmatischere Einstieg, weil die PDF-Ebene eine gewohnte visuelle Kontrolle ermöglicht. XRechnung ist der Standard im öffentlichen Sektor und bei größeren automatisierten Prozessen oft die bessere Wahl.

Die 7 wichtigsten Vorteile der E-Rechnung

1. Schnellere Bearbeitung – E-Rechnungen werden sofort versendet und empfangen. Kein Postweg, kein Scannen, kein manuelles Erfassen.

2. Fehlerreduktion – Automatisierte Verarbeitung bedeutet weniger Tippfehler, keine falschen Kontozuordnungen, weniger Rückfragen.

3. Echtzeit-Tracking – Der Rechnungsstatus lässt sich in Echtzeit verfolgen: zugestellt, geöffnet oder zur Zahlung freigegeben.

4. Umweltfreundlichkeit – Kein Papier, kein Druck, kein Porto, keine physische Lagerung.

5. Besserer Cashflow – Schnellere Rechnungsstellung bedeutet schnellere Zahlungseingänge. Skonto-Fristen lassen sich besser einhalten.

6. Kostenersparnis – Papier, Druck, Umschläge, Porto, physische Archivierung – all das entfällt.

7. Automatisierte Buchhaltung – E-Rechnungen lassen sich direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren. Manuelle Erfassung wird perspektivisch überflüssig.

Was bedeutet das für Deine Kanzlei?

Deine Kanzlei als Unternehmen

Als Rechnungssteller im B2B-Bereich musst Du Deine eigenen Honorarrechnungen perspektivisch als E-Rechnung versenden. Prüfe jetzt, ob Deine Kanzleisoftware E-Rechnungen erstellen kann – viele Anbieter wie die hmd-software AG unterstützen das bereits. Der GoBD-konforme Versand und die revisionssichere Archivierung müssen ebenfalls sichergestellt sein.

Dein Mandanten-Workflow

Hier liegt die große Chance: Wenn Mandanten künftig E-Rechnungen statt Papier- oder PDF-Rechnungen liefern, ändert sich die Finanzbuchhaltung grundlegend. Statt Belege manuell zu erfassen, erhältst Du strukturierte Datensätze, die sich automatisch verarbeiten lassen.

Praxis-Tipp: Einen einheitlichen Belegkanal definieren. Egal ob gescannter Papierbeleg, PDF oder E-Rechnung – alle Belege sollten über einen einzigen digitalen Kanal in die Kanzlei kommen. Cloud-basierte Mandantenlösungen machen das möglich.

Mandanten aktiv informieren

Viele Mandanten wissen noch nicht genau, was auf sie zukommt. Setz einen strukturierten Erstberatungsprozess zur E-Rechnung auf. Ein persönliches Gespräch mit den drei bis vier wichtigsten Punkten ist oft wirksamer als ein fünfseitiges Informationsschreiben: Was ändert sich? Was muss der Mandant tun? Welche Fristen gelten? Wo sind die typischen Stolperfallen?

Validierung nicht vergessen

Das BMF hat im Oktober 2025 klargestellt, dass eine technische Validierung von E-Rechnungen fest zum Eingangsprozess gehören sollte. Fehlerhafte E-Rechnungen können nach Ablauf der Übergangsfristen den Vorsteuerabzug gefährden. Stelle sicher, dass Deine Software eingehende E-Rechnungen validieren kann.

Checkliste: Jetzt handeln

Sofort

Empfang von E-Rechnungen sicherstellen (ein E-Mail-Postfach reicht laut BMF aus). Kanzleisoftware auf E-Rechnungsfähigkeit prüfen. GoBD-konforme Archivierung einrichten. Mandanten über die Empfangspflicht informieren.

Bis Ende 2026

Eigenen Rechnungsausgangsprozess auf E-Rechnung umstellen. Einheitlichen digitalen Belegkanal mit Mandanten etablieren. Team schulen und regelmäßig zum Thema austauschen.

Bis Ende 2027

Alle Mandanten mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro beim E-Rechnungsversand unterstützen. Validierungsprozesse für eingehende E-Rechnungen implementieren. Kleinere Mandanten auf den Pflicht-Versand ab 2028 vorbereiten.

Ausblick: Das Meldesystem kommt

Die E-Rechnung ist nur der erste Schritt. Im Rahmen der EU-Initiative ViDA plant Deutschland die Einführung eines elektronischen Meldesystems, bei dem bestimmte Rechnungsdaten automatisch an die Finanzbehörden übermittelt werden. Aktuell wird eine Umsetzung ab 2030 diskutiert.

Für Kanzleien bedeutet das: Wer jetzt saubere E-Rechnungsprozesse aufbaut, ist auch für das Meldesystem vorbereitet. Die Investition zahlt sich doppelt aus.

Quellen: Wachstumschancengesetz (BGBl 2024 I Nr. 108), BMF-Schreiben vom 15.10.2024 und 15.10.2025, BMF-FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2025), Haufe.de, DATEV.de, IHK-Informationen.